Dasar

Budaya Organisasi: Anak-Anak Dulu, Baru yang Lain

Prinsip kerja kita di EGI: anak-anak selalu menjadi pertimbangan pertama dalam setiap aturan, proses, dan keputusan.

Anak-Anak Dulu

Dalam setiap keputusan, kita mengajukan pertanyaan yang paling penting: Apakah ini membawa kemajuan bagi anak-anak?

Sekolah kita ada untuk anak-anak. Pembelajaran mereka, perkembangan mereka, keamanan mereka, dan martabat mereka memberi arah bagi pekerjaan kita. Setiap aturan, setiap tugas, dan setiap proses harus melayani tujuan ini. Prinsip ini berada di atas semua prinsip kerja berikut.

Dario melihat di sekolah-sekolah di Timor, betapa banyak perhatian yang diserap oleh birokrasi. Di mana dokumen, formalitas, dan ekspektasi organisasi mengatur keseharian, perhatian untuk anak-anak menjadi terlalu sedikit. Merekalah yang menanggung akibatnya, ketika orang dewasa sibuk dengan proses yang manfaatnya sudah tidak lagi dipertanyakan siapa pun.

Karena itu, di EGI kita memeriksa untuk apa waktu dan sumber daya kita digunakan. Apa manfaat tugas ini bagi anak-anak? Apakah kita membutuhkannya dalam bentuk ini? Bisakah tujuan yang sama dicapai dengan lebih sederhana? Apa yang tidak memberi kontribusi berarti, kita ubah, sederhanakan, atau hapus, dalam batas tanggung jawab kita.

Kita juga memperhatikan manfaat yang tidak langsung dan jangka panjang. Persiapan mengajar yang baik, pelatihan, infrastruktur yang aman, dan administrasi yang dapat diandalkan menciptakan syarat supaya anak-anak bisa belajar dengan baik. Dokumentasi singkat yang membantu kita mendampingi seorang anak secara tepat sasaran, memenuhi tujuannya. Menyalin data yang sama berulang kali, tanpa ada yang memanfaatkannya, hanya menyita waktu berharga.

Kita melayani dengan kasih, bekerja dengan disiplin, dan memperbaiki kualitas kita secara terukur. Kasih juga terlihat dari kesiapan kita dan bagaimana kita menepati janji. Disiplin membutuhkan sikap yang penuh hormat. Kualitas yang baik mencakup pembelajaran maupun hubungan dengan anak-anak.

Pendalaman: Isi Lebih Penting daripada Kemasan

Kita Mempertanyakan Aturan dan Menyederhanakan Proses

‘Kita memang selalu melakukannya seperti ini’ bukanlah alasan yang cukup. Siapa pun yang menerapkan sebuah aturan, harus memahami tujuannya. Siapa yang menyadari bahwa aturan itu menimbulkan pekerjaan yang tidak perlu, atau menghalangi tugas sekolah, menyampaikannya.

Kita bertanya dulu, apakah sebuah tugas memang diperlukan sama sekali. Baru setelah itu kita memperbaiki cara pelaksanaannya. Menulis laporan yang tidak perlu dengan lebih cepat, tidak menyelesaikan masalah yang sesungguhnya.

Untuk memeriksa sebuah proses, cukup dengan pertanyaan-pertanyaan yang jelas:

• Masalah apa yang seharusnya diselesaikan oleh proses ini?
• Siapa yang membutuhkan hasilnya, dan untuk apa?
• Apa yang terjadi kalau kita menghilangkan satu langkah?
• Bagaimana kita mencapai tujuan yang diperlukan dengan usaha yang lebih sedikit?

Perubahan kita sepakati bersama orang yang bertanggung jawab, dan kita jelaskan kepada pihak yang terkena dampak. Dengan begitu, semua orang bekerja mengikuti proses yang sama dan bisa dipahami.

Perlindungan anak, keamanan, kejujuran, dan rasa hormat tetap mengikat. Tidak seorang pun boleh mengesampingkan dasar-dasar ini sendiri demi menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. Kita juga membedakan ketentuan dari luar dengan kebiasaan yang kita ciptakan sendiri: apa yang wajib kita penuhi, kita atur sesederhana dan semasuk akal mungkin.

Kita Berbicara Langsung, Jelas, dan Sejak Dini

Jalur Terpendek yang Masuk Akal

Siapa yang bisa menyelesaikan suatu masalah, berbicara langsung dengan orang yang bertanggung jawab. Informasi harus sampai tanpa jalan memutar yang tidak perlu, ke tempat di mana tindakan bisa diambil.

Kalau seorang guru kekurangan bahan, ia langsung menghubungi orang yang mengelola bahan itu. Untuk itu, tidak dibutuhkan rantai pesan panjang melalui beberapa tingkat hierarki. Kalau menyangkut keamanan, uang, kesejahteraan anak, atau kepegawaian, pimpinan dilibatkan sejak awal. Tanggung jawab dan persetujuan yang mengikat tetap berlaku.

Komunikasi langsung menuntut keterbukaan. Siapa yang menyepakati sesuatu yang memengaruhi pekerjaan orang lain, memberi tahu mereka. Siapa yang membutuhkan keputusan di luar tanggung jawabnya, memintanya kepada pihak yang berwenang.

Kejujuran Adalah Bagian dari Pekerjaan

Di EGI, setiap orang boleh dan seharusnya berkata:

• ‘Ini tidak berhasil.’
• ‘Saya tidak mengerti.’
• ‘Saya membuat kesalahan.’
• ‘Aturan ini tidak membantu.’
• ‘Anak ini butuh lebih banyak bantuan.’
• ‘Saya butuh pelatihan.’

Pernyataan seperti ini memberi kita kesempatan untuk memperbaiki sesuatu. Siapa yang berpura-pura mengerti atau menyembunyikan kesulitan, menghalangi pertolongan datang tepat waktu.

Kita menyebutkan masalah secara konkret dan berbicara dengan penuh hormat kepada orang-orang yang terlibat. Kritik diarahkan pada perilaku, proses, dan hasil. Mempermalukan, serangan pribadi, dan gosip tidak membawa kita maju.

Pimpinan memikul tanggung jawab khusus untuk hal ini. Siapa yang melaporkan kesalahan atau masalah, harus ditanggapi dengan serius. Kita mendengarkan, memperjelas situasinya, dan menyepakati langkah berikutnya. Pimpinan pun bersedia dipertanyakan dan mengakui kesalahannya sendiri.

Membuat Masalah Terlihat Sejak Dini

Masalah yang cepat dilaporkan, bisa cepat diperbaiki.

Kita tidak menunggu sampai kerusakan kecil berubah menjadi perbaikan besar, atau seorang anak tertinggal terlalu lama. Kita melaporkan apa yang kita amati, akibat apa yang ditimbulkannya, dan bantuan apa yang dibutuhkan. Siapa yang belum tahu solusinya, tetap menyampaikan masalah itu.

Kita Memperjelas Tanggung Jawab dan Bertindak

Sebuah tugas baru menjadi jelas, kalau orang-orang yang terlibat tahu apa yang harus dilakukan. Banyak bicara saja tidak cukup. Di akhir sebuah pembahasan, pertanyaan-pertanyaan ini harus sudah terjawab:

• Apa tujuannya?
• Apa yang menghalangi kita?
• Apa yang tidak perlu dan bisa dihilangkan?
• Siapa yang memutuskan?
• Siapa yang mengambil tugas ini?
• Apa tindakan konkret berikutnya, dan kapan batas waktunya?
• Dari apa kita tahu bahwa tugas ini sudah selesai?

‘Seharusnya ada yang mengurus bahan ini’ membiarkan tanggung jawabnya tidak jelas. ‘Orang yang bertanggung jawab memeriksa persediaan hari ini, dan melaporkan sebelum jam pelajaran selesai apa yang masih kurang untuk besok’ menggambarkan tugas yang bisa dilaksanakan.

Siapa yang mengambil sebuah tugas, melaksanakannya dan melapor kembali. Kalau tenggat waktu tidak bisa dipenuhi atau ada syarat yang belum terpenuhi, orang itu memberi tahu sejak dini. Orang lain tidak seharusnya harus mencari tahu sendiri bahwa sesuatu terbengkalai.

Pimpinan juga harus mengambil keputusan tepat waktu dan menetapkan tanggung jawab dengan jelas. Inisiatif pribadi membutuhkan kejelasan tentang apa yang bisa diputuskan sendiri oleh staf, dan di mana mereka perlu berkonsultasi lebih dulu.

Kita Memiliki Standar Tinggi dan Terus Belajar

Kita tidak cepat puas dengan ‘Ini tidak bisa dilakukan di sini.’ Kita memeriksa asumsi apa yang ada di balik pernyataan itu, dan apa yang sebenarnya sudah kita coba.

Kalau kita berkata ‘Anak-anak tidak bisa melakukan ini,’ kita bertanya lebih jauh: Metode apa yang sudah kita coba? Berapa kali? Dengan hasil apa? Anak mana yang membutuhkan penjelasan yang berbeda, lebih banyak latihan, atau dukungan tambahan?

Kalau kita berkata ‘Orang tua tidak mengerti ini,’ kita memeriksa cara komunikasi kita: Bagaimana kita menjelaskannya? Dalam bahasa apa? Dengan contoh seperti apa? Sudahkah kita menanyakan kembali, apa yang benar-benar sampai?

Standar tinggi kita dimulai dari pekerjaan kita sendiri. Kita mempersiapkan diri, mengamati dengan teliti, dan mengubah cara kita kalau itu tidak membantu. Kita mencari dukungan dan mempelajari kemampuan yang masih kita perlukan.

Perbaikan harus bisa dikenali. Untuk sebuah tujuan pembelajaran, misalnya, kita memeriksa apakah seorang anak bisa menjelaskan atau menerapkan sesuatu secara mandiri. Untuk sebuah proses organisasi, kita memeriksa apakah waktu tunggu berkurang, bahan tersedia tepat waktu, atau sebuah tugas terselesaikan dengan dapat diandalkan.

Perkembangan seorang anak tidak bisa sepenuhnya diungkapkan dengan angka. Kita juga memperhatikan kepercayaan, kemandirian, kerja sama, dan cara menghadapi kesalahan. Di sana pun, kita menggambarkan secara konkret apa yang kita amati. Nilai seorang anak tidak pernah bergantung pada prestasinya.

Apa yang terbukti berhasil, kita teruskan di dalam tim dan kita catat di ELS, sehingga orang lain bisa menggunakannya. Pengalaman kita seharusnya membuat seluruh sekolah menjadi lebih baik.

Pendalaman: Mengapa EGI Berfokus pada Pendidikan dan Pemberdayaan

Kita Menerjemahkan Nilai Menjadi Perilaku Konkret

Istilah-istilah pedagogis harus menjadi jelas dalam keseharian. Siapa yang mengatakan ‘penuh kasih’, ‘berpusat pada anak’, atau ‘berorientasi kualitas’, harus bisa menjelaskan apa yang sebenarnya dilakukan seorang guru.

Memperlakukan seorang anak dengan penuh kasih, di EGI berarti:

• berbicara dengan ramah kepadanya;
• memanggil namanya;
• tidak mempermalukannya;
• mendengarkannya;
• menetapkan batas dengan tenang dan jelas;
• memberinya kembali rasa diterima dan awal yang baru setelah ia melakukan kesalahan.

Dengan begitu, nilai menjadi terlihat dalam perilaku. Kita menggunakan contoh-contoh konkret juga dalam pengenalan staf baru, pelatihan, dan pemberian umpan balik. ‘Jadilah lebih penuh kasih’ membiarkan terbuka apa yang harus diubah. ‘Biarkan anak itu selesai bicara, lalu jelaskan batasnya dengan tenang’ memberi arahan yang jelas.

Kita Bertindak Cepat dan Mendampingi Anak dengan Sabar

Kalau sebuah tugas penting menunggu tanpa alasan yang perlu, manfaatnya pun tertunda. Karena itu, kita mengerjakan tugas administratif, perbaikan, umpan balik, dan keputusan dengan cepat. Kita menyingkirkan hambatan dan meneruskan informasi tepat waktu.

Alat belajar yang rusak dilaporkan. Keputusan yang masih menggantung diperjelas. Umpan balik yang diperlukan tidak dibiarkan berhari-hari. Bahaya mendesak dan hal-hal yang menyangkut kesejahteraan anak menuntut tindakan segera sesuai prosedur perlindungan yang berlaku.

Dalam belajar, pembentukan karakter, dan membangun kepercayaan, anak-anak membutuhkan kesabaran. Kita bisa memperbaiki sebuah penjelasan dan menyediakan bahan lebih cepat. Kita tidak bisa mempercepat perkembangan seorang anak dengan tekanan. Mendengarkan, mengulang, dan memberi semangat adalah bagian dari tugas ini.

Organisasi yang baik menciptakan waktu untuk itu. Kita merencanakan sedemikian rupa, sehingga guru bisa bekerja dengan persiapan yang baik dan memberi perhatian kepada anak-anak. Istirahat, pemulihan, dan pelatihan menjaga tenaga dan kemampuan yang dibutuhkan tugas ini.

Pendalaman: Kita Menghargai Waktu

Kita Bertanggung Jawab atas Semua Sumber Daya

Perlakukan setiap sumber daya yang dipercayakan kepada Anda dengan hati-hati, seolah itu milik Anda sendiri.

Ini berlaku untuk uang, waktu, alat, kendaraan, gedung, listrik, air, dan bahan. Kita juga memperlakukan perhatian dan kemampuan orang lain dengan kehati-hatian yang sama.

Siapa yang membuat delapan orang menunggu tanpa perlu, mengambil waktu dari delapan orang. Siapa yang merawat bahan dan merapikannya tepat waktu, menjaganya untuk digunakan lagi. Siapa yang menjelaskan sebuah tugas dengan jelas, menghemat pertanyaan balik dan pekerjaan ganda yang sebenarnya bisa dihindari.

Berpikir secara ekonomis, bagi kita, berarti mewujudkan sebanyak mungkin kebaikan dengan sumber daya yang terbatas. Kita memeriksa baik usaha maupun manfaatnya. Pembelian murah yang tidak memenuhi tujuannya, memboroskan sumber daya. Pelatihan yang dipilih dengan baik memang membutuhkan waktu dan uang, tetapi memperkuat pekerjaan bersama anak-anak dalam jangka panjang.

Sebagai organisasi Kristen, kita memahami sumber daya kita sebagai sesuatu yang dipercayakan. Kita bertanggung jawab untuk menggunakannya dengan hati-hati dan efektif. Ini berlaku juga ketika uang atau bahan sedang tersedia cukup.

Kita menggunakan waktu dan sumber daya kita, supaya bermanfaat sebanyak mungkin bagi anak-anak. Ukuran ini menghubungkan pengelolaan yang berhati-hati dengan tugas kita, dan selalu membawa kita kembali ke pertanyaan yang paling penting dalam setiap keputusan: Apakah ini membawa kemajuan bagi anak-anak?

Pendalaman: Apa yang Kita Miliki, Kita Jaga dan Kita Menghargai Waktu

Terapkan Bersama Tim

Pilihlah sebuah proses yang menghabiskan waktu atau tenaga kalian secara tidak perlu dalam keseharian sekolah. Perjelas manfaatnya bagi anak-anak, apa yang memang diperlukan, dan apa yang bisa kalian sederhanakan. Sepakati satu perubahan konkret, satu orang yang bertanggung jawab, dan satu waktu untuk memeriksa hasilnya bersama.

Latar Belakang

Prinsip-prinsip kerja ini menghubungkan pengalaman dan harapan Dario bagi EGI dengan nilai-nilai organisasi. Beberapa gagasan terinspirasi dari sejumlah prinsip kerja Elon Musk yang dipilih. Pemilihan dan penerapannya pada keseharian sekolah disesuaikan dengan tugas EGI. Ukuran tertinggi tetap: anak-anak dulu.