Budaya Organisasi

Kita Menghargai Waktu

Waktu yang sudah berlalu tidak pernah kembali. Bagaimana perencanaan, ketepatan waktu, dan rapat yang jelas mengembalikan waktu banyak orang di EGI.

Ringkasan

Waktu adalah bagian dari hidup kita. Satu jam yang sudah berlalu tidak akan pernah kembali. Karena itu, di EGI kita memperlakukan waktu kita sendiri dan waktu orang lain dengan penuh perhatian. Ini berlaku sama untuk staf, anak-anak, orang tua, maupun pimpinan. Nilai waktu seseorang tidak tergantung pada berapa banyak penghasilannya.

Kita ingin menggunakan waktu kita dengan sadar: untuk pengajaran yang baik, percakapan yang bermanfaat, pekerjaan yang teliti, dan istirahat. Perencanaan yang baik memberi ruang untuk semua itu. Ketepatan waktu, persiapan, dan jadwal yang jelas adalah bentuk nyata dari perhatian dan tanggung jawab.

Apakah Anda Suka Menunggu?

Bayangkan Anda pergi ke pelabuhan dan menunggu dua atau tiga jam. Lalu Anda baru tahu: kapal fery hari ini tidak berangkat. Anda harus naik taksi kembali, mencari penginapan lagi, dan mengubah semua rencana Anda. Hampir satu hari penuh terbuang begitu saja.

Dario mengalami situasi seperti ini berkali-kali saat bepergian ke Rote. Suatu kali, ia bahkan harus bermalam di pelabuhan tanpa ada penginapan yang tersedia. Keesokan harinya, ia pun kekurangan istirahat dan tenaga karena hal itu.

Saya kaget melihat berapa banyak waktu dan tenaga yang terbuang begitu saja. Informasi yang tepat waktu saja sudah bisa membuat saya tidak perlu pergi ke pelabuhan dan menunggu berjam-jam.

Dario tahu dari pengalamannya di Swiss bahwa aplikasi kereta api SBB menampilkan keterlambatan dan pembatalan. Dengan begitu, penumpang bisa melihat sebelum keberangkatan apakah perjalanan mereka terpengaruh, dan menyesuaikan rencana mereka. Sebuah kapal fery bisa saja dibatalkan karena alasan yang baik. Namun begitu pembatalan itu diketahui, akan sangat berbeda hasilnya apakah penumpang mengetahuinya tepat waktu, atau baru setelah menunggu berjam-jam.

Kita juga sering mengalami waktu tunggu yang lama untuk urusan perizinan. Janji temu, informasi yang jelas tentang dokumen yang dibutuhkan, dan kabar begitu sesuatu sudah siap, bisa mencegah banyak waktu tunggu dan perjalanan tambahan yang tidak perlu.

Bagaimana dengan Anda sendiri: Apakah Anda suka menunggu? Apa yang bisa Anda lakukan dengan waktu itu kalau tidak menunggu?

Satu jam waktu tunggu memengaruhi setiap orang secara pribadi. Waktu itu hilang dari pekerjaan, keluarga, belajar, atau istirahat. Kadang muncul juga biaya tambahan untuk transportasi dan penginapan. Kalau banyak orang secara rutin kehilangan waktu seperti ini, dampaknya bagi keluarga, organisasi, dan perkembangan suatu daerah menjadi besar.

Di keseharian sekolah kita pun, kurangnya kesepakatan, perencanaan yang minim, dan ketidaktepatan waktu bisa menyebabkan waktu tunggu yang sebenarnya tidak perlu. Di sinilah kita punya pengaruh langsung.

Kami yakin: kalau kita ingin maju di Timor dan mencapai tujuan kita di EGI, cara yang lebih baik dalam mengelola waktu adalah bagian dari itu. Di sinilah ada potensi besar. Informasi yang tepat waktu, jadwal yang jelas, dan persiapan yang baik saja sudah bisa membuat perbedaan yang terasa.

Kita bisa mulai dari sekolah kita sendiri: kita memberi informasi sejak dini, menyepakati waktu yang realistis, dan mengatur alur kerja kita supaya orang lain menunggu sesedikit mungkin. Dengan begitu, kita mengembalikan waktu kepada orang lain, dan menunjukkan secara nyata bahwa solusi yang lebih baik itu mungkin.

10 Menit Bisa Menjadi 80 Menit yang Hilang

Bayangkan: delapan orang sudah siap untuk sebuah rapat. Mereka menunggu sepuluh menit untuk satu orang lagi.

Bagi orang yang terlambat, itu hanya sepuluh menit. Bagi yang menunggu bersama-sama, itu lebih dari satu jam. Karena itu, saat kita terlambat, kita juga bertanya: Berapa banyak orang yang harus menunggu karena saya?

Hal yang sama berlaku kalau bahan-bahan belum siap, sebuah tugas belum jelas, atau pimpinan memulai rapat terlalu terlambat. Siapa pun yang mengundang orang lain atau mengatur pekerjaan mereka, ikut bertanggung jawab atas waktu mereka.

Perencanaan dan Jadwal Membuat Perbedaan

Kalau kita menyepakati terlebih dahulu siapa melakukan apa dan kapan, semua orang bisa merencanakan harinya dengan lebih baik. Kita menetapkan waktu mulai yang realistis, durasi yang dibutuhkan, dan siapa bertanggung jawab atas apa. Kita menyiapkan apa yang dibutuhkan. Kalau sebuah keterlambatan sudah bisa diperkirakan, kita memberi tahu pihak yang terkena dampak sedini mungkin.

Contohnya adalah pertemuan orang tua saat pembagian rapor. Misalnya, dua belas keluarga datang bersamaan, dan setiap percakapan berlangsung 15 menit. Keluarga pertama tidak menunggu, keluarga kedua menunggu 15 menit, keluarga ketiga 30 menit. Keluarga terakhir menunggu 165 menit sebelum percakapannya dimulai.

Dengan jadwal percakapan yang tersebar, kita bisa sangat mengurangi waktu tunggu ini. Setiap percakapan tetap mendapat perhatian yang dibutuhkan. Orang tua bisa menggunakan sisa waktu mereka untuk keluarga, pekerjaan, atau tugas lain.

Kita tahu bahwa orang tua tidak selalu bisa memenuhi waktu yang disepakati dengan andal. Karena itu, kita membutuhkan solusi yang praktis: misalnya janji temu satu per satu dengan waktu cadangan, atau kelompok kecil yang diundang pada jam-jam yang berbeda.

Yang berlaku di sini: siapa yang datang tepat waktu sesuai janjinya, tidak seharusnya menunggu karena keluarga lain terlambat. Siapa yang melewatkan janjinya, akan dijadwalkan ulang ke celah waktu berikutnya yang sesuai, atau mendapat janji baru. Kita jelaskan ini sebelumnya dengan ramah dan jelas. Ini melindungi waktu yang sudah disepakati bagi keluarga-keluarga lain.

Sekolah pun harus siap dan menjaga jadwalnya seandal mungkin. Dengan begitu, kita memberi orang tua kesempatan untuk mengikuti pembagian rapor dengan sedikit atau tanpa waktu tunggu sama sekali.

Sebuah kebiasaan baru tidak harus sudah berjalan sempurna sebelum kita mulai menerapkannya. Kalau kita ingin belajar merencanakan dengan lebih baik, kita harus mencobanya, menjelaskannya, dan memperbaikinya langkah demi langkah. Ketidaktepatan waktu adalah kesulitan yang tetap kita perhitungkan. Itu bukan alasan untuk sejak awal meninggalkan jadwal.

Rapat Membutuhkan Tujuan yang Jelas

Elon Musk merumuskan sebuah pergeseran cara pandang yang berguna untuk rapat: yang tidak sopan adalah menahan orang dalam sebuah rapat dan membuang waktu mereka, ketika kehadiran mereka sudah tidak lagi berguna. Dalam email internalnya tahun 2018, ia juga menyarankan supaya rapat dibuat kecil dan singkat, serta menghindari rapat yang terlalu sering tanpa perlu.

Meninggalkan sebuah rapat sebelum selesai bisa terasa sangat tidak sopan pada awalnya. Orang yang terbiasa bahwa semua orang bertahan sampai akhir, mungkin melihatnya sebagai kurangnya rasa hormat atau kurangnya minat. Dario mengenal harapan seperti ini, baik dari daerah sini maupun dari Swiss.

Kita dengan sadar membalik cara pandang ini: yang tidak sopan adalah mewajibkan seseorang untuk tetap tinggal, padahal kehadirannya sudah tidak dibutuhkan lagi. Kalau tidak ada lagi alasan yang berarti bagi orang itu untuk tetap ikut, lebih baik membiarkannya pergi. Dengan begitu, kita menghormati waktu dan tugas-tugas lain yang masih ia miliki.

Karena itu, di EGI, seseorang boleh meninggalkan rapat setelah bagiannya selesai, meskipun yang lain masih melanjutkan pembahasan. Kita menjelaskan aturan ini bersama-sama, supaya kepergian itu dipahami sebagai cara yang disepakati dan bertanggung jawab dalam mengelola waktu, bukan sebagai sesuatu yang tidak sopan. Kita tidak harus mengikuti sebuah kebiasaan hanya karena kebiasaan itu umum dilakukan. Kita ingin membangun budaya yang melayani nilai-nilai dan tujuan kita sendiri.

Bagi sekolah kita, ini berarti:

• Setiap rapat memiliki tujuan yang jelas serta waktu mulai dan waktu selesai.
• Yang hadir adalah mereka yang bisa berkontribusi atau membutuhkan isinya untuk tugas mereka. Mendengarkan dan belajar juga bisa menjadi alasan yang baik untuk hadir.
• Siapa yang hanya dibutuhkan untuk sebagian rapat, boleh pergi setelah itu. Pemimpin rapat secara jelas memberi ruang untuk itu.
• Di akhir rapat, sudah jelas apa yang diputuskan, dan siapa mengerjakan apa sampai kapan.

Kita Memperbaiki Cara Kerja Kita

Organisasi yang baik juga membantu dalam pengajaran, administrasi, dan dapur. Kita menyiapkan bahan-bahan, membagi tugas dengan jelas, dan memikirkan urutan kerja yang paling masuk akal. Di dapur, misalnya, langkah kerja berikutnya sudah bisa disiapkan selama waktu memasak berlangsung.

Kalau sesuatu memakan waktu lama, kita mengamatinya bersama-sama: Apakah alat yang sesuai tidak ada? Apakah kita berulang kali mencari-cari bahan? Apakah kita mengerjakan sesuatu dua kali? Apakah kita sedang menunggu sebuah keputusan? Dengan begitu, kita menemukan perbaikan yang konkret.

Fokus juga membantu: kita memberi perhatian penuh pada tugas yang sedang dikerjakan dan menghindari gangguan yang tidak perlu. Kualitas, keamanan, dan kebutuhan anak-anak tetap menjadi yang utama. Mendampingi seorang anak dengan sabar, atau melakukan percakapan yang penting, adalah waktu yang digunakan dengan bermakna. Begitu juga, istirahat dan pemulihan adalah bagian dari cara yang bertanggung jawab dalam menjaga tenaga kita.

Menggunakan Waktu Kita dengan Bijaksana

Efesus 5:15–17 mengajak kita untuk hidup dengan arif dan mempergunakan waktu yang ada. Kita memahami ini sebagai ajakan untuk menggunakan kesempatan yang Tuhan berikan dengan sadar dan bertanggung jawab.

Di EGI, kita ingin menjadi teladan dalam hal ini: kita tepat waktu dan siap, merencanakan secara realistis, dan menghindari waktu tunggu yang tidak perlu. Ini dimulai dari pimpinan dan berlaku bagi kita semua. Dengan begitu, kita mendapatkan waktu untuk hal-hal yang menolong orang lain dan memajukan sekolah kita.

Untuk Dicoba

Di mana orang lain harus menunggu karena alur kerja kita? Pilihlah satu contoh bersama tim Anda, dan hitunglah total waktu tunggu semua orang yang terkena dampaknya. Coba satu perbaikan konkret di kesempatan berikutnya, dan bicarakan sesudahnya apa hasilnya.

Sumber

• Efesus 5:15–17
• Laporan tentang email internal Elon Musk, April 2018, Inc.. Gagasan dalam tulisan ini disampaikan sesuai maknanya dan disesuaikan untuk EGI.